Lean Office - Projektitoimisto

Projektitoimisto - Lean Office - on vastuussa Tulevaisuuden sairaala OYS 2030 -uudistamisohjelmalle asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta ja sen eri osahankkeiden toiminnallisesta ja teknisestä suunnittelusta sekä uudis- ja peruskorjaushankkeiden toteutuksesta.

Hoitoprosessien suunnittelussa keskitymme turhuuden (asiakkaalle arvoa tuottamattoman toiminnon) poistamiseen, minkä avulla pyrimme parantamaan asiakastyytyväisyyttä, parantamaan hoitotyön laatua ja lisäämään tuottavuutta ja lyhentämään tuotannon/potilaan hoitoprosessin läpimenoaikoja.

Teknisessä suunnittelussa ja rakentamisessa tavoitteenamme on, että tehdään vain oikea määrä oikean laatuisia asioita, oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan. Samaan aikaan ollaan joustavia sekä avoimia muutoksille ja pyritään jatkuvasti parantamaan omaa toimintaamme.

Missio
Projektitoimisto - Lean Office - kehittää tiiviissä yhteistyössä henkilöstömme ja yhteistyökumppaneidemme kanssa jatkuvan parantamisen menetelmiä sekä toiminnallisen että teknisen suunnittelun työkaluja, joiden avulla voidaan poistaa hukkaa, parantaa kustannustehokkuutta, lisätä asiakastyytyväisyyttä ja luoda parhaat hoito- ja projektikäytännöt sairaalamme työntekijöiden ja suunnittelijoiden sekä rakentajien käyttöön.

Visio
Projektitoimisto - Lean Office - tulee olemaan alansa edelläkävijä sairaalasuunnittelun ja –rakentamisen prosessien kehittämisessä. Kaikki mitä tehdään, tehdään parhaalla mahdollisella tavalla - asiakaslähtöisesti, tehokkaasti, joustavasti ja korkeatasoisesti.

Tällä sivulla kuvataan yhteistoimintamalleihin yleisesti liitettyjä käsitteitä, työskentelymenetelmiä, työkaluja sekä yhteisiä pelisääntöjä.

Allianssi

Projektiallianssi on pisimmälle viety integroitu toteutusmuoto, jossa tilaaja valitsee hankkeen keskeiset sopimuskumppanit jo heti alussa suunnittelemaan ja toteuttamaan hanke yhdessä tilaajan kanssa. Allianssimallissa sopimusosapuolet muodostavat yhteisen organisaation, asettavat yhteiset tavoitteet, laativat yhden yhteisen sopimuksen ja kaikille yhteisen kaupallisen mallin sekä jakavat hankkeen riskit ja hyödyt yhdessä.

Allianssimalli perustuu avoimeen sopimusosapuolten tavoitteet, suhteet, toimintamallin ja ansainnan määrittelemään sopimukseen. Malli tukee sellaisten hankkeiden läpivientiä, joissa hanke todennäköisesti elää ja muuttuu sen suunnittelun ja toteutuksen aikana. Parhaiten allianssimalli sopii hankkeisiin, joiden sisältöön ja toteuttamiseen liittyy selvittämättömiä riskejä tai palveluntuotajille tarjottavia mahdollisuuksia innovaatioihin ja kehittämiseen.

Allianssimalli edellyttää tilaajan vahvaa osallistumista ja suunnittelun ja toteuttamisen toimintaperiaatteiden muuttamista yhteistoimintaan ja yhteisiin tavoitteisiin kannustaviksi. Allianssimalli ei sovi valmiiden suunnitelmien toteuttamiseen, vaan se toimii paremmin hankkeissa, jotka on määrä suunnitella ja toteuttaa tilaajan tavoitteisiin, budjettiin, aikatauluun tai muihin reunaehtoihin.

Allianssin pääperiaatteita ovat

Yhteinen sopimus. Palveluntuottajat (eli suunnittelijat ja urakoitsijat) ja tilaaja laativat yhteisen sopimuksen tämän allianssiurakan kehitys- ja toteutusvaiheen toteuttamiseksi. Toteutusvaihe sisältää myös takuuvaiheen.

Yhteinen organisaatio. Allianssi sisältää henkilöitä kaikista sopimusosapuolien organisaatioista, ml. hankkeen tilaaja. Organisaation muodostaminen ja urakan toteutusta koskevat päätökset tehdään yhdessä hankkeen parhaaksi -periaatteella.

Arvoa rahalle. Allianssin toimintaa ohjaa arvoa rahalle -periaate. Sen mukaan allianssin tehtävänä on optimoida kustannusten ja laadun kokonaisuus. Kaikkia ratkaisuja tarkastellaan aina suhteessa kustannuksiin, riskeihin, käytettävyyteen, turvallisuuteen, aikatauluun, ympäristövaikutuksiin ja käyttökustannuksiin.

Riskien ja hyötyjen jakaminen. Allianssiosapuolet jakavat urakan toteutukseen liittyvät riskit ja hyödyt yhdessä ennakkoon sovittujen periaatteiden ja jakosuhteiden mukaisesti. Näin myös palvelutoimittajien saama korvaus perustuu viime kädessä siihen, miten koko urakan toteutuksessa onnistutaan, eikä siihen, miten palvelutoimittajat onnistuvat omissa tehtävissään. Tämä edellyttää kaikille osapuolille avointa kustannusten ja tavoitteiden toteutumisen seurantaa ja ennustamista.

Luottamus. Toimijoiden välinen luottamus ja sen rakentaminen on tärkeä allianssin perusperiaate. Ilman vahvaa luottamusta yhteisen riskin kantamiseen ja avoimuuteen perustuvaa allianssimallia on vaikea toteuttaa.

Sitoutuminen. Toimijoiden sitoutuminen yhteisiin tavoitteisiin on allianssin avaintekijöitä. Sitoutumista edistetään kannustinjärjestelmillä ja yhteisellä päätöksenteolla sekä tarkoituksenmukaisella organisaatiorakenteella, jotka samalla edistävät luottamuksen ilmapiiriä.

Korkea suoritustaso. Allianssimallissa uskotaan siihen, että tekemällä yhteistyötä avoimessa ja innostavassa ilmapiirissä sekä yhteiset haastavat tavoitteet luovat uusia innovaatioita. Nämä johtavat selvästi keskimääräistä parempaan suorituskykyyn kuin toimittaessa omien, usein toisten osapuolten kanssa ristiriitaisten, intressien johdattamana. Siksi allianssimallin periaatteena on asettaa tavoitteet keskimääräistä suorituskykyä haasteellisimmiksi.

Yhteistoiminta. Allianssi kokoaa urakan keskeiset toimijat yhteisvastuullisen sopimuksen piiriin, jonka tarkoituksena parantaa ja lisätä osapuolten keskinäistä yhteistoimintaa ja vuorovaikutusta. Nämä ovat allianssin toimivuuden avaintekijöitä.

Allianssin johtaminen

Allianssin johtoryhmä (AJR)
Allianssin strategisesta johtamisesta vastaa Allianssin johtoryhmä, jossa on edustettuna jokainen sopimusosapuoli. Johtoryhmän ensisijainen tehtävä on vastata Allianssin johtamisesta ja suorituskyvystä.

Allianssin periaatteen mukaisesti kaikilla johtoryhmän osapuolilla on tasapuolinen sananvalta ja kaikkien johtoryhmän päätösten tulee olla yksimielisiä.

Allianssin projektiryhmä (APR)
Allianssin projektiryhmä hoitaa urakan päivittäisen johtamisen ja hallinnon.

Projektiryhmä vastaa allianssin eri tehtävien toimeenpanosta, joten allianssin osapuolet ja sen keskeiset tehtäväalueet tulee olla edustettuina.

Allianssin projektijohtaja (APJ)
Allianssin projektijohtaja on vastuussa koko allianssin toiminnan päivittäisestä johtamisesta. Projektijohtajan tehtävänä on suunnata allianssin käytettävissä olevat resurssit tarkoituksenmukaisesti tavoitteiden saavuttamiseksi.

Arvoa rahalle

  • Arvoa rahalle on hyötyjen (laatu, lopputuotevaatimukset, sosiaaliset ja ympäristölliset vaatimukset) suhde verrattuna hintaan ja riskeihin, joilla hyödyt saavutetaan. (Department of treasure and finace, Australia)

  • Arvoa rahalle on kustannusten ja laadun optimoitu kokonaisuus, joka täyttää käyttäjän vaatimukset. Kyseessä ei ole halvin hinta. (HM Treasure, England)

    Arvoa rahalle -raportin tarkoituksena on osoittaa arvontuottoa hankkeen rahoittajille ja tärkeille sidosryhmille. Lisäksi raportointi on johtamisen väline. Allianssin ylintä päätösvaltaa käyttävä johtoryhmä sekä allianssin operatiivisesta johtamisesta vastaava projektiryhmä käsittelevät säännöllisesti arvoa rahalle teemaa ja tuloksia.

  • Big Room

    Big Room on käyttämämme työskentelytapa ja fyysinen tila, jossa hankkeidemme eri osapuolet kuten tilaaja, käyttäjät, suunnittelijat, urakoitsijat jne. kokoontuvat työskentelemään projektitoimistoomme säännöllisesti, jolloin he ratkovat yhdessä ajankohtaisia tehtäviä ja ovat toistensa käytettävissä projekteihin liittyvissä asioissa.

    Kommunikointi on suoraa, henkilöiden välistä toimintaa, jossa ei käytetä sähköpostia eikä näin menetetä arvokasta aikaa, koska vastaukset ja palaute saadaan heti. Kaikki eri osapuolet ovat taidoiltaan sellaisia henkilöitä, joilla on kyky toimia omassa tehtävässään ja myös valta tehdä päätöksiä. Big Roomissa aktiivisesti asioita läpikäyvien henkilöryhmien kokoonpano vaihtelee sujuvasti tilanteen mukaan ja välillä osapuolet voivat keskittyä muihinkin tehtäviinsä mutta voivat myös liittyä mukaan toimintaan heti, kun tilanne sitä vaatii.

    Big Roomin tavoitteena on tehostaa suunnittelu- ja rakentamisprosessia kokonaisuutena helpottamalla ja lisäämällä eri osapuolien välistä yhteistyötä, työskentelemällä fyysisesti samassa tilassa. Samalla tiimin jäsenet ymmärtävät paremmin kokonaisprosessin tarpeet ja tekevät päätöksensä kokonaisuuden hyväksi, eivät yksittäisen osa-alueen.

    Toimintamalli vaikuttaa ajalliseen kestoon ja kustannuksiin tehokkuuden lisääntymisenä. Myös toiminnan läpinäkyvyys lisää koko tiimin kykyä tehdä yhteistyötä tehokkaasti, tuloksellisesti ja ketterästi.

    CAVE

    Työmenetelmänä on ollut toimintalähtöinen ja vuorovaikutteinen suunnittelu. Siinä on hyödynnetty nykyaikaisia työkaluja ja -menetelmiä sekä virtuaalista työympäristöä.

    CAVE (Computer Aided Virtual Environment) on virtuaaliympäristö, jossa yhdessä käyttäjiemme kanssa voimme tarkastella suunnitelmia todellisessa mittakaavassa.
    Käytössämme on oma CAVE -laitteisto, jossa hyödymmämme oululaista VALO™ -käyttäjälähtöinen suunnittelumenetelmää.

    Siinä suunnittelun kohteena olevat tilat mallinnetaan oikeaan kokoon ja tilojen tulevat käyttäjät arvioivat tiloja arkkitehdin ohjauksessa. Virtuaalimallissa erilaiset käyttäjäryhmät tutustuvat rakennukseen todellisessa koossa ja heitä ohjataan luomaan tiloista toimivat, oman tulevaisuuden toimintansa tarpeita vastaavat.

    Virtuaalimallin arviointi auttaa myös kehittämään käyttäjien omaa toimintaa ja prosesseja, sillä tulevaisuuden tilojen arviointi edellyttää myös tulevaisuuden toiminnan suunnittelua.

    Ideapoli

    Projektitoimistomme ja testausympäristömme on avoinna kaikkina arkipäivinä ja meillä voi käydä vierailemassa ja tutustumassa hankkeidemme etenemiseen, suunnitteluratkaisuihin sekä tulevaisuuden teknologioihin. Vierailuja varten ole yhteydessä projektisihteeriimme.

    Järjestämme myös erityisiä asiakas-/potilaskohtaamisia, joilla pyrimme kartoittamaan asiakkaidemme toiveita palvelujamme sekä uusiin hoitotiloihin ja -laitteisiin liittyen.

    Integroitu projektitoimitus

    Integroidut toteutusmuodot ovat osapuolten yhteistoimintaan tähtäävä relationaaliseen sopimukseen perustuvia urakka- ja sopimusmuotoja, jossa sovitaan toimijoiden välisistä suhteista ja toiminnan periaatteista sekä yhteisistä tavoitteista.

    Integroituja toteutusmuotoja voidaan kutsua myös yhteistoiminta- ja yhteisvastuumalleiksi, integroiduiksi toteutusmalleiksi tai integroiduiksi projektitoteutuksiksi (Integrated Project Delivery, IPD).

    Olemme mukana IPT-hankekehityksessä Suomessa.

    Last Planner

    Last Planner menetelmä keskittyy lyhyen aikavälin suunnitteluun ja ohjaukseen. Erilaisin säännöin ja menettelytavoin pyritään siihen, että viikkosuunnitelman jokaisen tehtävän käynnistyessä kaikki sen edellytykset ovat olemassa, että tehtävä voidaan suorittaa häiriöttä ja että se valmistuu suunnitelman mukaisesti.

    Samalla seurataan viikkosuunnitelmien tehtävien toteutumisastetta ja selvitetään syyt tehtävien toteuttamatta jäämiseen. Tunnistamalla syyt ja vaikuttamalla esteisiin etukäteen tavoitellaan viikkosuunnitelmien toteutumisasteen kohoamista.

    Yhtenä osana menetelmää on rullaava valmisteleva suunnittelu, jonka keskeisenä tarkoituksena on varmistaa viikkotehtävien aloitusedellytykset 4-6 viikon tähtäyksellä.

    Lean

    Lean on toimintastrategia, joka pyrkii asiakasarvon maksimointiin parantamalla jatkuvasti prosessien virtaustehokkuutta.

    Tehokkuuden parantaminen tapahtuu vähentämällä hukkaa eli arvoa tuottamatonta resurssien käyttöä.

    Lean-ajatteluun ja sen menetelmiin liittyy joukko rakennusalalla kehitettyjä toimintatapoja ja työkaluja, joita pyrimme hyödyntämään työskentelyssämme.

    Sairaalarakentamisen kahdeksan suurinta hukkaa:

  • Ylituotanto; potilaalle tehdään tarpeettomia tutkimuksia ja usein liian aikaisin
  • Odottaminen ja etsiminen; asiakas odottaa, leikkaussalitiimi odottaa, tavaroita etsitään
  • Kuljettaminen; pitkät potilassiirrot, huonosti suunnitellut tilat ja toimintojen keskinäiset etäisyydet
  • Tarpeeton käsittely; hoitaja kirjaa potilaan hengitystietoja neljään eri paikkaan potilaan tiedoissa
  • Varastointi; varastoissa lepää vanhentuneita lääkkeitä, koska lääkkeitä on tilattu liikaa
  • Tarpeeton liikkuminen; kaikki turha liike, mitä työntekijöiden täytyy suorittaa työn aikana, kuten tarvikkeiden, työkalujen jne. etsiminen ja kurkottelu on hukkaa.
  • Viat; aika, joka käytetään virheiden korjaamiseen, puuttuvien tarvikkeiden etsimiseen
  • Työntekijöiden ideoiden , luovuuden ja osaamisen hyödyntämättä jättäminen

    Lean in Construction
  • Target Value Design

    Tilaajan tavoitteisiin suunnittelulla (Target Value Design ) tarkoitetaan yhteistoiminnallista suunnitteluprosessia, johon osallistuvat tilaaja, käyttäjät, suunnittelijat, rakentajat kustannuslaskijoineen sekä avainalihankkijat.

    Prosessin tavoitteena on yhteistyössä suunnitella ratkaisut ja niiden toteuttaminen siten, että varmistetaan paras mahdollinen arvon tuotto tilaajalle ja käyttäjille. Budjetti on yksi suunnittelukriteereistä.

    Tilaajan tavoitteet ohjaavat perinteistäkin suunnitteluprosessia, mutta kustannukset tulevat kustannusarvioiden kautta ja suunnittelun hinnoittelu tapahtuu vasta rakentamisvaiheessa. Tällaisesta prosessista seuraa usein runsaasti uudelleen suunnittelua, rakentamisaikaista lisä- ja muutostyötä sekä laadullisia ja ajallisia kompromisseja.

    Lue lisää

    Tietomallintaminen

    Tietomallintaminen (BIM, Building Information Modeling) on toimintatapa, jolla parannetaan suunnittelutiedon hallintaa ja mahdollistetaan johdonmukainen tietojen hyödyntäminen rakentamisessa. Kolmiulotteista mallia hyödynnetään piirustusten tuottamisessa ja erilaisissa analyyseissa ja muissa tarkasteluissa. Tietomalli on ennen rakentamista luotava prototyyppi, jonka avulla pyritään varmistamaan toimiva lopputulos.

    Mallipohjaisen suunnittelun hyöty toteutuu parhaimmillaan usean suunnittelualan kokonaisuutena. Eri suunnitelmat voidaan yhdistää yhdeksi hankkeen yhdistelmämalliksi, jonka avulla havaitaan ristiriidat ja rakennettavuuden ongelmakohdat. Tietomallien avulla voidaan myös varmistaa hankkeen vaatimusten toteutuminen, tehostaa asiantunijoiden yhteistoimintaa ja seurata rakentamisen etenemistä havainnollisten esitysten avulla.

    Tärkein hyöty tietomallipohjaisessa toimintamallissa on tiedon uudelleenhyödynnettävyys. Visualisointi ei ole enää erillinen tehtävä, vaan sen pohja muodostuu suunnitelmien mukana.