Yhteispelillä-juttusarja esittelee työntekijöitä OYS 2030 -hankkeen takana. Uusi sairaala rakentuu moniammatillisena yhteistyönä, jossa jokaisen työntekijän panos on tärkeä.

Uusi sairaala on käyttäjien suunnittelema. Näin kertovat OYS 2030 -projektissa palvelumuotoilijoina työskentelevät Satu Ruonaniemi ja Teemu Kemilä. He ovat fasilitoineet A- ja B-talon suunnittelussa kaiken kaikkiaan yli 400 työpajaa, joihin osallistui 5 500 OYSin ammattilaista.

Kemilä ja Ruonaniemi olivat aikanaan ensimmäiset palvelumuotoilijat suomalaisessa erikoissairaanhoidossa.

”Työskentelimme jo ennen OYS 2030 -projektia sairaanhoitopiirillä projekteissa, josta siirryimme hankkeeseen. Ennen meitä ei Suomessa tiettävästi ollut palvelumuotoilijan nimikkeellä työntekijöitä erikoissairaanhoidossa”, Ruonaniemi kertoo.

Mallinnusten avulla selkeyttä

Palvelumuotoilijoina he kertovat olevansa mahdollistajia. He tuovat tekijät yhteen, luovat otollisen alustan ja suunnan sille luovuudelle ja päätöksenteolle, missä yhdenvertaisuus on tärkeää. He antavat äänen käyttäjille ja asiakkaille.

”Toiminnalliseen suunnitteluun kehittämässämme mallissa ensin suunnitellaan toiminnot eli prosessit, sitten vasta tilat. Aiemmin suunnittelua tehtiin juuri toisin päin”, Kemilä huomauttaa.

Ruonaniemi ja Kemilä kertovat, että toimintojen suunnittelun jälkeen ensimmäisiin tilatyöpajoihin arkkitehdit toivat tyhjän pohjapiirustuksen, eli niissä oli vain rakennuksen ulkoseinät, hissien paikat ja portaikot. Tähän pohjaan käyttäjät toivat kehittämänsä toiminnan ja vähitellen tyhjä pohja täyttyi toimintaa tukevilla tiloilla.

”Mallinnukset ja simuloinnit olivat todella suosittuja työpajoja. Paperilla on vaikea hahmottaa, että riittääkö 20 neliötä tiettyyn tarkoitukseen. Kun tilan rakentaa teatteriseinistä, laittaa tilaan tarvittavat välineistöt, selkeyttää se heti työntekijän näkemystä tulevasta tilasta”, sanoo Kemilä.

Jos lääkinnällistä laitetta ei ollut, kaksikko rakensi pahvista mallin. Laitteesta otettiin kuvat ja mitat.

”Rakennettiin pahvilaatikosta samankokoinen laite ja lappu kylkeen, että tässä on ultraäänilaite. Sitten kun tuli työpaja, ja kerrottiin, että tässä on tämä teidän tarvitsema ultraäänilaite, että eikö olekin saman näköinen- ja kokoinen. Ja olihan se. Johdot vain puuttuivat”, Kemilä hymyilee.

Kaksikko kertoo, että mallintamalla tila nähdään, että tarvitseeko tilaa suurentaa vai pienentää.

”Aina eivät tilat suurentuneet mallinnuksissa. Näin kävi esimerkiksi tehon modulien kanssa. Tilan muodollakin on iso merkitys. On aivan eri asia, onko huone 20 neliötä suorakaidehuone vai samankokoinen neliöhuone: ne mahdollistavat eri tavalla toimintoja ja muuntojoustavuutta”, Ruonaniemi huomauttaa.

Yksi OYS 2030 -projektin arvoista on muuntojoustavuus. Se on pitänyt ottaa huomioon suunnittelun jokaisessa vaiheessa.

”On olemassa käyttö- ja muuntojoustavuutta. Käyttöjoustavuus on sitä, että vastaanottohuoneessa pystyy esimerkiksi kalusteita muuttamalla, pienillä toimenpiteillä, toimimaan eri vastaanotto. Muuntojoustavuus ei näy päällepäin. Meillä on tiettyjä alueita, missä ensivaiheessa on toimistot, mutta muuntojoustavuuden avulla sieltä pohjalta löytyy muun muassa piste lavuaarille, eli tarvittaessa se muuntautuu myös vastaanottohuoneeksi. Paljon on tehty suunnittelua, mikä ei ole nähtävissä”, Ruonaniemi kertoo.

Palvelumuotoilijat johdattavat käyttäjät luovuusalueelle

He kertovat olevansa myös ajatusten ja ideoiden herättäjiä.

”Autoimme heidät pois mukavuusalueelta luovuusalueelle, ei siis epämukavuusalueelle. Annoimme työpajoissa kolme sääntöä: älkää ajatelko rahaa, resursseja tai organisaatiota”, Kemilä kertoo.

Kemilä ja Ruonaniemi kertovat, että nämä asiat rajoittivat käyttäjien ajattelua: ”ei me voida, kun meitä on näin vähän tai meidän organisaatio ei salli tätä eikä meillä ole rahaakaan”. Suunnitteluvaiheessa pitää uskaltaa unelmoida ja ajatella isosti. Ei täysin voi nojata siihen, mitä jossain muualla on tehty.

”Selvitetään miten muualla on sairaaloita suunniteltu, sitten tietoa peilataan, kehitetään ja viedään eteenpäin”, Ruonaniemi korostaa.

”Varastaa ja parantaa eli parastaa!” Kemilä naurahtaa.

Tiimityö kaiken ytimessä

Kemilä ja Ruonaniemi työskentelevät tiiminä, mutta myös yhteistyössä muiden ammattilaisten kanssa. He kertovat olevansa sopivasti erilaisia, jonka takia he täydentävät toisiaan ja osaamistaan. Haastatteluhetkelläkin toisen lopettaessa lauseen, toinen jatkaa luontevasti.

”Teemulla on ekonomitausta, hän on hyvä lukujen kanssa. Hän ymmärtää taloudellisen puolen. Minun vahvuuteni on selvästi ict-puoli. Työpajoissa ei tarvitse miettiä, että kumpi sanoo ja mitä sanoo”, sanoo Ruonaniemi.

Tällä hetkellä palvelumuotoilijoiden työnkuvaan kuuluu muun muassa tiedon jakaminen. Työpajojen kautta Kemilä ja Ruonaniemi tietävät ja osaavat kertoa, miksi on päädytty mihinkin ratkaisuihin.

”Uusia työntekijöitä on tullut niin sairaalaan kuin hankkeeseenkin niin jaamme tietoa, mitä olemme vuosien saatossa keränneet. Tunnemme A- ja B-talon kuin omat taskumme. Yksi arkkitehti saattaa tuntea yhden kerroksen todella hyvin, mutta me tunnemme joka kerroksen, kaikki 24. kerrosta”, Kemilä sanoo.

”Nyt ei ole ollut työpajoja, koska menossa on käyttöönottovaihe. Avustamme erilaisissa toiminnallisissa prosesseissa. Oma aikani menee pitkälti tällä hetkellä opasteisiin ja karttoihin. Tiloja on aika paljon, hommaa on riittänyt”, sanoo Ruonaniemi.

Kiitos tulee käyttäjiltä

Palkitsevinta palvelumuotoilijan työssä Kemilän ja Ruonaniemen mukaan on käyttäjiltä tuleva kiitos.

”Me pystymme auttamaan meidän käyttäjiä, meidän huippuammattilaisia suoriutumaan heidän työssään helpommin, nopeammin ja turvallisemmin”, Kemilä sanoo.

Uuden sairaalan mukana tulee paljon muutoksia. Rakennus on uusi, teknologia muuttuu, mutta ennen kaikkea toiminta muuttuu.

”Jos käyttäjiä ei olisi osallistettu, minkälainen vastarinta siitä olisi syntynyt?” Kemilä kysyy.

Haastavimmaksi asiaksi he nimeävät aikataulut. Luovuudelle pitäisi antaa tilaa velloa.

”Pitää antaa käyttäjille mahdollisuus keskenään puida ja keskustella näistä asioista kahvihuoneissa. Sieltä he tulevat seuraavan työpajaan uusien ideoiden ja näkökulmien kanssa. Siksi aika on tärkeä. Ei kahtakymmentä ihmistä voi noin vain irrottaa viikoksi työpajaan heidän omasta työstään”, huomauttaa Kemilä.